Bagian III
“Communication is the
most important skill in the life”_Stephen Covey
Efektivitas komunikasi bisnis, seperti
halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
- Persepsi.
Komunikator harus dapat memprediksi apakah message yang disampaikan dapat
diterima komunikan.
- Ketepatan. Komunikan
atau audience memiliki kerangka piker. Agar komunikadi yang dilakukan
tepat sasaran, komunikator perlu mengeksperikan hal yang ingin disampaikan
sesuai dengan kerangka piker komunikan.
- Kredibilitas. Dalam
berkomunikadi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bawah komunikan
dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan
dari komunikan.
- Pengendalian. Dalam
komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan
yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus
dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target
komunikasi yang diharapkan.
- Kecocokan.
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang
menyenangkan dengan komunikan.
Sementara Ketrampilan meningkatkan
efektivitas komunikasi bisa dilakukan dengan berbagai cara menyangkut
komunikasi verbal non verbal, lisan maupun tulisan.
- Reading
- Listening
- Speaking dengan membuat dan atau
melakukan percakapan menarik.
- Melakukan
wawancara
- Kontak
dengan kelompok-kelompok lain
- Membiasakan
diri berpidato dan atau melakukan presentasi
- Writing dengan menulis surat, memo dan laporan.
“Writing-the art of communicating
thought to the mind- is the great invention in the work great, very great. It
enabling us to converce with the dead, the absent, and the unborn, at all
distances of time and space, and great not only in its direct benefits, but its
great help to all other inventions”.-Abraham Lincoln.
Dalam
dunia bisis, dan sebagai professional, writing atau menulis (pesan bisnis) merupakan
hal sangat urgent. Karena seperti yang dijelaskan sebelumnya, untuk
menyampaikan ide-ide, atau laporan penting yang menuntut perhatian dan
konsentrasi penuh dalam pemahaman maupun penganalisaan, komunikasi dalam bentuk
tulisan diyakani paling efektif. Logikanya, manakala komunikan kesulitan
memahami pesan, dia bisa dengan mudah membaca kembali pesan yang disampaikan.
Secara
umum, ada beberapa alasan mengapa writing penting dalam komunikasi bisnis,
- Kemampuan
mendengar manusia terbatas. Lebih rendah daripada kemampuan menerima
/mencerna pesan lewat bahasa tulisan. Berbagai riset menunjukkan,
kemampuan telinga manusia menangkap pesan lebih rendah ketimbang indera
lainnya.
- Pesan dalam
bisnis tidak selalu simple atau sederhana. Bahkan lebih banyak yang
memerlukan pemahaman dan penganalisaan maksimal. Mulai daribusiness
report, proposal, hasil meeting, perjanjian atau kontrak kerja,research
memo, sampai annual
report.
- Beberapa
pesan bisnis, wajib didokumentasikan. Dan ini akan lebih mudah kalau
disampaikan dalam bentuk komunikasi writing.
Sehingga
sangatlah beralasan jika kemampuan menulis dalam aktivias komunikais bisnis
sangatlah penting. Terlebih jika dikaitkan dengan beberapa survey yang
dilakukan pelaku bisnis dunia dalam beberapa decade terakhir. Sebuah survey
majalah Fortune misalnya menunjukkan, para senior tax executive meyakini bawah writing skill adalah atribut penting dalam proses
perekrutan.
Survey
serupa yang dilakukan periset Southern
Utah University terhadap
90.000 anggota akuntan ternama Amerika Serikat membuktikan bahwa kemampuan menulis yang baik
adalah salah satu dari tujuh skill yang wajib dimiliki oleh para pelaku bisnis
termasuk para akuntan. Luar biasanya, ke enam skill lainnya, ternyata
berhubungan erat dengan communication skill, yakni :
- Mendengar
dengan efektif
- Membuat
dokumen dengan ejaan dan kalimat yang tepat
- Mengajukan
pertanyaan yang tepat saat berhadapan dengan klieun
- Mengorganisir
informasi ke dalam kalimat dan paragraph
- Menggunakan
tata bahasa yang baikMenggunakan vocabulary bisnis dengan benar
0 komentar:
Posting Komentar