TUGAS 2
PENGORGANISASIAN dan REVISI PESAN-PESAN BISNIS
² Pengorganisasian melalui outline
1. Menetapkan ide/gagasan pokok.
2. Mengelompokkan ide/gagasan
3. Memutuskan pola/pendekatan urutan gagasan. (Dewi, 2007:66)
² Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Dalam menyampaikan pesan-pesan bisnis baik secara lisan maupun tertulis perlu memperhatikan hal-hal yang berikut;
1. Gunakan kata yang familier/dikenal, dan lazim digunakan dan sesuai dengan pendidikan dan pengalaman audiens.
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2. Pilih kata-kata yang singkat dalam menyampaikan pesan bisnis
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.
3. Hindari kata-kata yang bermakna ganda dan multitafsir.
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.
² Membuat kalimat yang efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.
Kalimat harus disusun secara sadar dan sengaja untuk mencapai daya informasi yang tepat dan baik. Terdapat tiga jenis kalimat yaitu;
1. Kalimat sederhana, yaitu kalimat yang hanya memiliki satu induk kalimat (satu subyek dan satu predikat). Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
2. Kalimat majemuk, yaitu berisi dua atau lebih klausa independen, dan dihubungkan kata penghubug spt dan, atau, tetap. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh.
3. Kalimat kompleks, yaitu berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sbg anak kalimat.
Jika memiliki dua ide yang memiliki tingkat kepentingan sama gunakan kalimat majemuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana. Jika salah satu ide memiliki tingkat kepentingan yang lebih rendah, maka gunakan kalimat kompleks.
SUMBER :
TUGAS 3
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
² Pengertian dan jenis laporan bisnis
Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu. Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif. Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau untuk kepentingan bisnis tertentu.
Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagianorganisasional ataudari saruinstitusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis.
Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupun lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis. Dalam bisnis, secara umum penulisan laporan digunakan untuk memenuhi berbagai keperluan antara lain:
1. Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan; misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan.
2. Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan; misalnya kebijakan penempatan karyawan.
3. Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan; misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan).
4. Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal; misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan.
5. Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu; misalnya laporan riset, laporan justifikasi.
6. Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru; misalnya proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru.
Laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut :
A. Laporan menurut Fungsinya
Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi. Sedangkan, laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya.
B. Laporan menurut Subjeknya
Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.
C. Laporan menurut Formalitasnya
Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat.
D. Laporan menurut Keasliannya
Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara.
E. Laporan menurut Frekuensinya
Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
F. Laporan menurut Jenisnya
Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).
G. Laporan menurut Kegiatan Projek
Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
H. Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan
Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.
² Bagian pokok dalam laporan bisnis
1. Pendahuluan
Dalam bagian ini terdapat beberaP hal yang perlu untuk diperhatikan dan merupakan bagian yang akan ditulis.
a. Pemberi kuasa adalah orang yang meminta laporan.
b. Laayout atau rencana presentasi yang berisi apa yang akan dibahas dalam laporan bisnis.
c. Masalah yang biasanya diletakkan pada awal-awal pendajuluan sebelum maksud dan tujuan.
d. Maksud penulisan laporan bisnis harus nampak dalam bagian pendahuluan, terdiri dari tujuan , misi, strategi, atau sasaran.
e. Ruang lingkup berkaitan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan untuk sebuah laporan bisnis.
f. Metodologi menyangkut pada cara pengumpulan data atau informasi.
g. Sumber-sumber primer atau sekunder yang meliputi antara lain publikasi, catatan perusahaan, surat , memo, hasil wawancara karyawan, dan sebagainya.
h. Latar belakang dari situasi yang sedang diteliti perlu juga dimasukkan, agar memperoleh gambaran menyeluruh dan pemahaman yang jelas terhadap pokok bahasan.
i. Definisi istilah perlu dicantumkan agar tidak terjadi salah penafsiran, manakala di gunakan definisi atau istilah-istilah yang tidak umum ayau lazim.
j. Keterbatasan seperti dana, waktu, biaya, asisten peneliti, atau data yang tersedia.
k. Rekomendasi menjelaskan tentang keputusan yang perlu dilaporkan dalam suatu laporan bisnis.
2. Teks
Bagian ini berisi inti dari laporan bisnis yang dibuat dan merupakan bagian yang terpanjang dalam laporan tersebut. Pada bagian ini dibahas dan dikembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagaian ini akan membantu dalam mencapai tujuan atau maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan serta membuang hal-hal yang tidak diperlukan serta yang tidak relevan dengan maksud penulisan laporan bisnis tersebut.
3. Penutup
Bagian ini berfungsi unruk merangkum laporan yang sudah dibuat secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberikan rekomendasi. Pengambilan kesimpulan akhir haruslah didasari oleh isi dari laporan bisnis yang dibuat, tidak memasukan hal-hal yang tidak dibahas pada bagian sebelumnya. Biasanya pada bagian ini terdapat beberapa sub bagian antara lain :
a. Rangkuman, merupakan ringkasan pembahasan secara menyeluruh.
b. Kesimpulan, berisim evaluasi fakta-fakta dan data-data yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi.
c. Rekomendasi. merupakan saran suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat.
d. Rencana tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan, anggaran yang diperlukan, serta orang-orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan bisnis yang dilakukan.
² Pengorganisasian isi dalam laporan bisnis
Ada 2 (dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak langsung).
1. Cara Deduksi
Cara deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut :
Eksekutif yang sibuk; Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera; Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral; Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan; Ingin mengetahui pandangan penulis laporan dengan segera; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi.
2. Cara Induksi
Cara induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut: Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya; Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’); Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya; Perlu membaca keseluruhan laporan, bukan hanya bagian akhirnya saja; Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi.
² Penulisan laporan singkat
Kebanyakan laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman. Secara umum, laporan singkat dalam dunia bisnis jarang dilengkapi dengan preliminary parts (seperti lembar halaman judul, surat pengantar, daftar isi, dan rangkuman atau abstrak) karena hanya terdiri atas satu atau dua halaman saja. Oleh karena itu, laporan singkat lebih menekankan pada tubuh (body) suatu laporan yang mencakup pembuka, hasil temuan, bahasan, dan bagian penutup.
Selain itu, laporan singkat mungkin saja mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara lain :
1. Gaya penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik untuk lebih menekankan penulisan.
3. Judul dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format memo atau surat.
Perencanaan Laporan Singkat
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan. Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain audiens, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu laporan. Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis, antara lain :
1. Preprinted
Bentuk sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong. Contohnya adalah laporan otoritas.
2. Surat
Format surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang, dan ditujukan kepada pihak luar organisasi.
3. Memo
Format yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak intern suatu organisasi.
4. Manuskrip
Laporan ini terdirk atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan pendekatan formal.
² Membuat laporan bisnis yang baik
Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Ada tiga hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :
1. Akurat
2. Keputusan yang Baik
3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif
SUMBER :
0 komentar:
Posting Komentar