Peranan komunikasi dalam Bisnis
Komunikasi tidak akan terjadi
jika tidak ada seorangpun yang membutuhkannya. Seseorang akan membutuhkan
komunikasi jika dia menyadari adanya mahluk hidup lain selain dirinya. Jika
dunia begitu sunyi dan tidak ada mahluk hidup, maka tidak akan pernah tercipta
komunikasi, dan kita tidak perlu belajar tentang sistem komunikasi.
Manusia membutuhkan komunikasi
untuk bertanya, berdiskusi, menyampaikan informasi dan menerima infromasi dari
orang lain. Tanpa komunikasi, tidak akan ada pesan atau informasi yang perlu
dikirim dan disampaikan.
Peranan komunikasi dapat
diformulasikan sebagai berikut :
a. Sebagai alat untuk menciptakan
kesamaan pengertian.
b. Sebagai alat untuk
menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator).
Tujuan dari komunikasi dalam bisnis
Tujuan komunikasi bisnis dapat digolongkan
menjadi tiga yaitu;
1. Menginformasikan
( Informing)
Komunikasi
bertujuan memberikan Informasi yang
berkaitan dengan dunia bisnis bagi pihak lain , seperti pimpinan perusahaan
ingin mendapatkan pegawai baru yang kompeten maka ia akn memasang sebuah iklan
melalui media baik cetak maupun elektronik.
Setiap
media pasti memiliki kelebihan dan kekurangan dilihat melalui jangkauan
biayanya, untuk itu harus dicermati dalam memilih iklan sesuai kebijakan maupun
kemampuan internal perusahaan tersebut.
2. Melakukan
Persuasi (persuasion)
Komunikasi
ini bertujuan untuk memberikan persuasi kepada pihak lain agar sesuatu yang
disampaikan dapat dipahami dengan baik, terutama dalam hal hubungan dengan
penegasan konfirmasi pemesanan pelanggan atau negosiasi agar setiap pihak
mendapatkan manfaat dan tidak ada yang merasa dirugikan.
3. Kolaborasi
(Collaborating)
komunikasi
ini bertujuan melakukan kolaborasi (kerjasama) bisnis dengan pihak lain. Bila
komunikasi bisnis baik maka aktivitas bisnis dapat berjalan dengan baik pula. Teknologi
yang berkembang saat ini bisa mendukung dan mempererat komunikasi dan kerjasama
bisnis.
Selain itu tujuan bisnis juga
dapat digolongkan menjadi dua tujuan umum dan tujuan khusus :
1. Tujuan
umum komunikasi bisnis yakni mendukung tujuan bisnis supaya lebih efektif dan
efisien guna memperbaiki pengelolaan bisnis.
2. Tujuan
khusus komunikasi bisnis yaitu menciptakan interaksi / hubungan antara
perusahaan dengan konsumen, pemerintah, sesama dunia usaha serta dengan
lingkungan agar tercipta hubungan baik yang dapat meningkatkan pertumbuhan
bisnis.
Umpan balik dan bentuk-bentuknya
Komunikasi dipahami sebagai
reaksi (tanggapan) yang diberikan oleh penerima pesan atau komunikan kepada
penyampai pesan atau komunikator/ sumber. Selain itu, umpan balik juga dapat
berupa reaksi yang timbul dari pesan kepada komunikator (Ardianto, 2004 : 45 -
47).
Komunikasi yang baik tentunya
akan menciptakan hubungan yang harmonis antarsesama. Keberhasilan komunikasi
ini bila ditinjau dari segi keilmuan, maka dapat ditelaah berdasarkan
unrsur-unsur yang ada di dalamnya, yaitu komunikator, pesan, media, komunikan,
dan umpan balik.
Umpan balik atau feedback dalam
proses komunikasi memberikan gambaran kepada komunikator tentang seberapa
berhasil komunikasi yang dilakukannya. Sehingga feedback menjadi satu-satunya
elemen yang dapat ’menjudge’ apakah komunikasi yang telah berlangsung berhasil
atau gagal. Keberlangsungan komunikasi yang dibangun sebelumnya ditentukan oleh
umpan balik sebagai bentuk penilaian, dan bila dianalogikan lagi dengan seorang
siswa-dia naik kelas atau tidak-maka, umpan balik adalah sebagai nilai
rapornya.
Dalam kajian ilmu komunikasi
dikenal beberapa jenis feedback. Jenis-jenis umpan balik tersebut dapat
diuraikan berikut ini.
a. Internal
Feedback
Internal
feedback adalah umpan balik yang diterima oleh komunikator bukan dari
komunikan, akan tetapi datang dari pesan itu atau dari komunikator itu sendiri.
Ketika menyampaikan pesan, komunikator menyadari telah melakukan
kesalahan/kekhilafan, kemudian ia meminta maaf dan memperbaiki kesalahan
tersebut.
b. Eksternal
Feedback
External
feedback adalah umpan balik yang diterima oleh komunikator dari komunikan.
External feedback ini sifatnya bisa langsung dan bisa juga tidak.
1.
Umpan balik langsung; yaitu reaksi yang dapat segera ditangkap oleh
komunikator, misalnya anggukan kepala pertanda komunikan mengerti atau setuju
terhadap pesan yang diterimanya atau komunikan menggelengkan kepala
yang mengandung arti bahwa pesan yang diterimanya tidak dimengerti atau dipahami
oleh komunikan.
2.
Umpan balik tertunda; umpan balik yang sifatnya
tidak langsung (delayed feedback) adalah umpan balik yang datang kepada
komunikator (sumber) setelah melewati suatu rentang waktu (selang waktu),
contohnya rubrik “Surat Pembaca” pada surat kabar dan sejenisnya.
c. Representative
Feedback
Sesuai
dengan karakteristik komunikasi massa yang komunikannya bersifat heterogen,
maka tidak mudah untuk mengukur umpan balik yang dari semua komunikan. Karena
itu umpan balik yang datang biasanya merupakan representative (wakil) sampel,
sehingga walaupun yang ditanggapi hanya satu atau dua komunikan, namun hal
tersebut sudah dianggap dapat mewakili sejumlah komunikan yang lainnya.
d. Cumulative
Feedback
Cumulative
feedback adalah umpan balik yang datang kepada komunikator dihimpun dahulu dan
tidak segera diubah dalam pesan berikutnya, karena komunikator harus
mempertimbangkannya dahulu untuk dapat membuat kebijaksanaan selanjutnya.
e. Quantitative
Feedback
Quantitative
feedback adalah umpan balik yang datang pada umumnya diukur dengan jumlahnya
(kuantitas).
f.
Institutionalized Feedback
Institutionalized
Feedback adalah umpan balik yang terlembagakan, artinya umpan balik yang
diupayakan oleh lembaga, yang dilakukan dengan cara mendatangi langsung
khalayak untuk mengumpulkan pendapatnya, kemudian dianalisis oleh lembaga
tersebut.
Sejumlah ahli ilmu komunikasi
mengklasifikasi jenis-jenis feedback secara berbeda-beda namun esensinya sama.
Jenis-jenis yang kami maksud dapat kami jelaskan sebagai berikjut:
1. Feedback
Positif – Feedback Negatif
Feedback
positif adalah isyarat atau gejala yang ditunjukkan oleh komunikan yang
menandakan bahwa ia / mereka memahami, membantu dan mau bekerja sama dengan
komunikator untuk mencapai sasaran komunikasi tertentu, dan tidak menunjukkan
perlawanan atau pertentangan. Misalnya: komunikan mengangguk-angguk,
memperhatikan dengan serius, mencatat, responsif ketika ditanya.
Feedback
negatif adalah isyarat yang ditunjukkan oleh komunikan yang menandakan
bahwa komunikan memiliki sikap serta perilaku yang dapat berkisar dari mulai
tidak setuju hingga tidak menyukai pesan, cara penyampaian, atau bahkan diri
sang komunikator. Segalanya sesuatu yang merupakan lawan dari feedback positif
adalah feedback negatif. Misanya: sikap acuh tak acuh, mengganggu orang lain,
nyeletuk, melakukan hal lain yang tidak ada hubungannya dengan yang sedang
dibahas, mengobrol, memotong pembicaraan secara tidak sopan, atau keluar
ruangan tanpa izin dari komunikator, dan lain-lain.
2. Feedback
Netral – Feedback Zero
Feedback
Netral adalah jenis feedback yang sulit untuk dinilai sebagai isyarat /
gejala yang menunjukkan respon positif atau negatif. Dengan kata lain feedback
netral adalah feedback yang tidak jelas wujudnya; apakah itu positif atau
negatif. Misalnya: perilaku diam ketika ditanya mengerti atau tidak.
Feedback
Zero adalah feedback yang sulit dimengerti oleh komunikator.
Komunikator tidak tahu harus menafsirkan isyarat yang muncul dari komunikan.
Misalnya: ada yang tertawa saat komunikator tidak sedang menyampaikan hal yang
lucu, tiba-tiba ada yang menangis, dan sebagainya.
3. Feedback
Internal – Feedback Eksternal
Feedback
Internal menunjukkan sumber dari isyarat yang menjadi feedback. Bila
itu muncul dari dalam diri komunikator, maka disebut feedback internal.
Contohnya ketika komunikator telah mengatakan sesuatu, tapi kemudian ia ingat
sesuatu dan meralat apa yang telah ia katakan, maka yang kita lihat itu dapat
kita katakan sebagai hal yang terjadi karena ada feedback internal pada diri
komunikator.
Feedback
Eksternal adalah umpan balik yang berasal dari komunikan. Dalam hal ini
komunikan dapat menunjukkannya dengan memberikan ekspresi wajah tertentu,
gerak-gerik, perilaku atau bahkan suara-suara yang muncul ketika komunikasi
sementara berlangsung.
4. Feedback
Verbal – Feedback Non-Verbal
Feedback
Verbal mengarah pada bentuk atau wujud dari apa yang disampaikan
komunikan sebagai reaksinya pada suatu perilaku komunikasi tertentu yang sedang
berlangsung. Contoh: interupsi (memotong pembicaraan), nyeletuk (menyampaikan
komentar secara spontan ketika komunikator sedang menyampaikan pesan), atau
dapat pula berupa secarik kertas yang ditulisi yang mengatakan sesuatu kepada
yang sedang berbicara agar ia segera berhenti karena waktu untuknya sudah
habis.
Feedback
Non-Verbal wujudnya bukan berupa lisan atau tulisan, seperti ekspresi
wajah, gerak-gerik, cara duduk, cara berdiri, cara menatap, bentuk senyuman,
isyarat tangan, dan lain-lain.
5. Feedback
Langsung – Feedback Tidak Langsung
Sejumlah pakar
komunikasi tidak sependapat dengan adanya dua jenis feedback ini. Alasannya
karena feedback seharusnya adalah sesuatu yang tampak atau dapat diidentifikasi
keberadaannya saat proses komunikasi sedang berlangsung, bukan setelahnya. Bila
sesudahnya, maka merupakan respon atau tanggapan. Mereka menyatakan ini karena
pengertian feedback langsung (immediate feedback) adalah feedback yang
ditunjukkan ketika komunikasi sedang berlangsung, dan feedback tidak langsung
(delayed feedback) adalah feedback yang disampaikan ketika komunikasi telah
selesai.
Kesalahpahaman dalam berkomunikasi
Munculnya Kesalahpahaman
Komunikasi
Didalam suatu
pidato, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh penerima
pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi
antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut
mencakup antara lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan,
penerimaan pesan dan penafsiran pesan.
1.
Masalah Dalam Mengembangkan Pesan
Sumber masalah potensial dalam
mengembangkan suatu pesan adalah dalam memformulasikan suatu pesan. Masalah
dalam mengembangkan suatu pesan dapat mencakup antara lain munculnya
keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan situasi yang ada atau
penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam mengekspresikan
ide atau gagasan.
Jika seseorang gagal dalam
mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan memulai dengan sesuatu yang
salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang akan berkelanjutan atau
terus menerus.
2.
Masalah dalam Menyampaikan Pesan
Komunikasi dapat juga terganggu
karena munculnya masalah dalam mendapatkan pesan dari pengirim ke penerima.
Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas adalah faktor phisik,
misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan tindasan yang tak
terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele, namun mereka
dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.
Jika Anda sedang menyampaikan
presentasi makalah atau kertas kerja, pilihlah suatu tempat yang memungkinkan
audience Anda dapat melihat dan mendengar dengan jelas apa yang Anda sampaikan.
Jangan sampai ada diantara mereka yang merasa terhalang oleh sesuatu, seperti
terhalang oleh tubuh Anda sendiri atau terhalang oleh tiang (pilar) suatu
bangunan. Disamping itu, jika Anda menggunakan sound system, usahakanlah sound
system yang baik. Jangan sampai terjadi pada saat-saatnya diskusi sedang
menarik, tiba-tiba sound systemnya mengalami gangguan teknis atau macet total.
Masalah lain yang muncul dalam
penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan yang disampaikan mempunyai
arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan disampaikan sekaligus secara
bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus komunikasi. Masalah serupa juga
muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui saluran penghubung yang cukup
panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada kemungkinan hanya dapat
menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan pesan
yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.
3.
Masalah Dalam Menerima Pesan
Sebagaimana halnya dengan
penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak luput dari adanya suatu masalah.
Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan antara lain adanya persaingan
antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman, lampu yang kurang
terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi penerima. Sebagai
contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas, tiba-tiba terdengar
teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang terkurung dalam suatu
gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan dengan tempat kuliah
Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima pesan dengan baik? Pada
saat asyik membaca-baca di ruang perpustakaan, tiba-tiba lewat seorang gadis cantik
dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan
ujian semester, terdengar suara tabuhan gamelan di seberang bangunan yang
kebetulan juga berdampingan dengan sekolah karawitan atau sekolah musik.
Dalam beberapa kasus, gangguan yang
muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima pesan. Pendengaran yang kurang
baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit kepala, juga dapat
mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal tersebut tidak
memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi mereka dapat
mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang paling umum terjadi adalah kurangnya
konsentrasi selama melakukan komunikasi. Kadang-kadang pada saat berkomunikasi,
pikiran melayang memikirkan hal-hal lain diluar yang dibicarakan atau melamun.
4.
Masalah Dalam Menafsirkan Pesan
Meskipun suatu pesan mungkin hilang
selama proses penyampaian pesan terjadi, namun masalah terbesar adalah pada mata
rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan oleh penerima pesan. Perbedaan
latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, dapat
menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima pesan. Sebagai contoh sederhana apabila Anda sedang
berbicara dengan seseorang yang berasal dari daerah yang berbeda latar belakang
budayanya.
Memperbaiki komunikasi dalam organisasi
Untuk dapat melakukan komunikasi
yang efektif diperlukan beberapa persyaratan, antara lain : persepsi,
ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat
mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai
berikut:
1. Membuat satu pesan secara
lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam
proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik
antara si Pengirim dan si penerima pesan
KEBERHASILAN KOMUNIKASI BISNIS
Keberhasilan komunikasi
di dalam suatu organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang
yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi
oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi
(tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan
kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan
terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
Secara
empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah diserap dan
dipahami jika sesuatu tersebut diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan
atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang
dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
Hasil studi
tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan
berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang
diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik
menejemen (Boove and Thill, 2002). Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi
efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya,
komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam
tubuh dan kunci kesuksesan.
Keberhasilan
komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam
komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis
komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
1.
Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang
disampaikan dapat diterima komunikan.
2.
Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi
informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup
beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi
data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur
mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga
diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage.
Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat
lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural
area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan
syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor
biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap
dapat ditingkatkan.
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pola Komunikasi Bisnis
Komunikasi adalah proses pengiriman pesan dari satu pihak ke pihak
lain melalui konteks tertentu seperti komunikasi intrapersonal, komunikasi
antarpribadi atau interpersonal, komunikasi kelompok atau komunikasi
organisasi, dan komunikasi massa. Ketika komunikasi berlangsung dalam konteks
komunikasi kelompok atau komunikasi organisasi, maka akan memiliki jaringan
komunikasi atau pola masing-masing.
Meskipun semua organisasi harus
melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, perlu
diketahui bahwa pendekatan yang dipakai antara satu organisasi dengan
organisasi yang lain dapat bervariasi atau berbeda-beda. Bagi perusahaan
berskala kecil yang hanya memiliki beberapa karyawan, penyampaian informasi
dapat dilakiukan secara langsung kepada karyawan tersebut. Lain halnya dengan
perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, penyampaian
informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang cukup rumit. Bagaimana
pola komunikasi (patterns of communicationhs) terjadi dalam suatu organisasi?
Secara umum, pola komunikasi dapat dibedakan menjadi saluran komunikasi formal
(formak communication channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal
communication channel).
1.
Saluran
komunikasi formal
Dalam
struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai
macam posisi atau kedudukan masing-nasing sesuai dengan batas tanggung jawab
dan wewenhangnya. Dalam kaitanya dengan proses penyampaian informasi dari
manajer kepada bawahan ataupun dari manajer ke karyawan, pola tramsformasi
informasinya dapat berbentuk komunikasi dari atas kebawah (top down atau
downward communication), komunikasi dari bawah ke atas (bottom-up atau upward
communication), komunikasi horizontal (horizontal communicationws), dan
komunikasi diagonal (diagonal communications). Selanjutnya akan dibahas
mengenai keterbatasab komunikasi formal (montana, 1993; greene, 1985)
a.
Komunikasi dari atas ke bawah
Secara sederhana, transformasi
informasi dari manajer dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi dari
atas kebawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi dari
manajer kebawahan tersebut, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan
kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang menggunakan jalur
komunikasi ke bawah memiliki tujuan untuk menyampaikan informasi, mengarahkan,
mengkoordinasi , memotivasi, memimpin dan mengendalikan berbagai kegiatan yang
ada di level bawah.
Komunikasi dari atas ke bawah
tersebut bisa berupa lisan (oral communications) maupun tertulis (written
communications). Komunikasi secara lisan
dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan
karyawan, atau dapat juga dalam bentuk pertemuan. Di samping itu komunikasi
tertulis juga dapat berbentuk memo, manual pelatihan, kontak informasi, surat
tugas, surat perintah, surat keputusan, surat pemberhentian, papan pengumuman,
dan buku petunjuk pelaksanaan tugas bagi karyawan.
Menurt katz dan khan, komunikasi
kebawah memiliki lima tujuan pokok yaitu:
1.
Memberikan penghargaan atau instruksi kerja
tertentu,
2.
Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaan
harus dilaksanakan,
3.
Memberikan informasi tentang prosedur dan
praktik organisasional,
4.
Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada
paraa karyawan,
5.
Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi
dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin
dicapai.
Salah satu kelemahan saluran informasi dari atas ke bawah ini adalah
kemungkinan terjadinya penyaringan atau sensor informasi penting yang
ditunjukan kepada bawahannya. Dengan kata lain, pesan yang diterima para
bawahan bisa jadi tidak selengkap aslinya. Ketidak lengkapan pesan yang
diterima disebabkan saluran komunikasi yang cukup panjang mulai dari manajer
puncak hingga ke karyawan.
b.
Komunikasi dari bawah ke atas
Dari struktur orgsnisasi,komunikasi
dari bawah ke atas berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah
(karyawan) menuju ke atas(manajer).
Untuk menyelesaikan masalah-masalah
yang terjadi dalam suatu organisasi dan mengambil keputusan secara tepat, sudah
sepantasnya bila manajer memperhatikan aspirasi yang berasal dari bawah.
Keterlibatan karyawan dalam proses pengambilan keputusan merupakan salah satu
cara yang positif dalam upaya pencapaian tujuan organisasi, selain itu para
manajer harus percaya penuh kepada para bawahannya. Kalau tidak, informasi
apapun dari bawahan tidak akan bermanfaat karena yang muncul hanyalah rasa
curiga dan ketidak percayaan terhadap informaasi tersebut.
Salah satu kelemahan komunikasi
dari bawah ke atas adalah kemungkinan bawahan hanya menyampaikan informasi yang
baik-baik saja, sedangkan informasi yang agaknya mempunyai kesan negatif atau
tidak disenangi oleh manajer cenderung disimpan atau tidak disampaikan.
c.
Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal atau sering
juga disebut dengan istilah komunikasi lateral, adalah komunikasi yang terjadi
antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar dalam suatu organisasi,
tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi,
dan memberi kan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan
sejajar.
Komunikasi horizontal menjadi
penting artinya manakala setiap bagian atau departemen dalam suatu organisasi
memiliki tingkat tingkat ketergantungan yang cukup besar. akan tetapi, jika
masing-masing bagian dapat bekerja secara sendiri-sendiri tanpa harus
bergantung pada bagian lainnya, komunikasi horizontal tidak sering atau minim
dipakai.
d.
Komunikasi
diagonal
Bentuk komunikasi yang satu ini
memang agak lain dari beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Komunikasi
diagonal melibatkan komunikasi antara dua level organisasi yang
berbeda.contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan
bagian pabrik.
Bentuk komunikasi diagonal memiliki
beberapa keuntungan, diantaranya adalah:
1.
Penyebaran informasi bisa menjadi lebih cepat
dibandingkan bentuk komunikasi tradisional.
2.
Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau
departemen ikut membantu menyelesaikan masalah dalam organisasi.
Namun komunikasi diagonal juga memiliki kelemahan. Salah satu
kelemahannya adalah bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi
yang rutin dan telah berjalan normal. Disamping itu, komunikasi diagonal dalam
suatu organisasi besar juga sulit untuk dikendalikan secara efektif.
e.
Keterbatasan komunikasi formal
Meskipun sangat penting bagi
organisasi besar, namun dampak saluran komunikasi formal kurang menguntungkan
dari sudut pandang individual maupun perusahaan.
Dilihat dari sudut pandang
individual, komunikasi formal sering membuat frustasi atau menjengkelkan bagi
pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan untuk masuk ke dalam proses
pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi yang besar, untuk dapat
berkomunikasi dengan manajer puncak harus terlebih dahulu melalui lapisan
manajer yang ada dibawahnya. Artinya banyak jalur yang harus dilalui untuk
dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
Kemudian dilihat dari sudut pandang
perusahaan, masalah terbesar dalam saluran komunikasi formal adalah kemungkinan
munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasi ke level yang lebih
tinggi, karena setiap keterkaitan (link) dalam jalur komunikasi berpotensi
menimbulkan kesalah pahaman.
Bagaimana mengatasi hal tersebut?
Salah satu caranya adalah dengan mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam
struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin
sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi yang
mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih banyak
rentang kendalinya akan dapat membantu mengurangi terjadinya distorsi.
2.
Saluran
komunikasi informal
Bagan
organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana informasinyang akan
ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yang lainnya sesuai dengan jalur
hierarki yang ada. Namun dalam praktik tampaknya garis-garis dan kotak-kotak
yang tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam
suatu organisasi untuk bertukar informasi antara orang yang satu dengan oang yang lain. Oleh
karena itu keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tidak
dapat dielakan. Jaringan ini dapat pula digunakan oleh para manajer untuk
memonitor para karyawan dalam melakukan tugasnya.
Dalam
jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi,
tanpa memerlukan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan dapat berkomunikasi
secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum.
Menurut Rakhmat (2001 : 162-163),
terdapat 5 (lima) pola komunikasi yaitu roda (wheel), rantai (chain), Y,
lingkaran (circle), dan bintang (star atau networks).
1.
Roda
(wheel)
Merupakan
pola komunikasi yang dianggap yang terbaik dibandingkan dengan pola komunikasi
lainnya. Fokus perhatian dari pola ini adalah seseorang (pemimpin). Apakah
pemimpin tersebut dapat berhubungan dengan semua anggota kelompok, dan tidak
ada masalah komunikasi, waktu dan feedback dari anggota kelompok.
Tetapi,
setiap anggota kelompok hanya dapat berhubungan dengan pemimpinnya. Pola
komunikasi ini menghasilkan produk kelompok yang tercepat dan terorganisasi.
2.
Rantai
(chain)
Merupakan
pola komunikasi yang memiliki permasalahan yang sama dengan pola komunikasi
lingkaran. Dalam pola komunikasi rantai, anggota terakhir yang menerima pesan
yang disampaikan oleh pemimpin seringkali tidak menerima pesan yang akurat.
Sehingga, pemimpin tidak dapat mengetahui hal tersebut karena tidak adanya
umpan balik yang disampaikan.
3.
Y
Merupakan
pola komunikasi yang sangat rumit dan juga memiliki masalah komunikasi yang
sama seperti yang terjadi dalam pola komunikasi lingkaran dan rantai. Tiga
orang anggota dapat berhubungan dengan orang di sampingnya seperti pada pola
rantai, tetapi ada dua orang yang hanya dapat berkomunikasi dengan seseorang di
sampingnya saja.
4.
Lingkaran
(circle)
Pada
pola ini, pengirim atau pemimpin dapat berkomunikasi dengan anggota kelompok
yang lain yang berada dekat dengannya. Tidak ada anggota kelompok lain yang
tidak dapat menerima pesan secara langsung dan mereka menerima pesan dari
anggota kelompok yang lain yang membagi pesan dari pengirim.
Dalam
pola ini, pesan dari pengirim berjalan ke seluruh anggota kelompok dan
membutuhkan waktu yang lama untuk sampai kembali kepada pengirim. Setiap orang
hanya dapat berkomunikasi dengan dua orang yaitu di samping kiri dan kanannya.
Di sini tidak ada pemimpin. Pola komunikasi lingkaran merupakan pola yang
paling lambat dalam memecahkan masalah. Pola komunikasi lingkaran juga cenderung
melahirkan banyak kesalahan.
5.
Bintang
(star)
Semua
saluran dari setiap anggota dapat berkomunikasi dengan semua anggota kelompok
yang lain. Pada pola, semua saluran tidak terpusat pada satu orang pemimpin.
Pola ini juga paling memberikan kepuasan kepada anggota-anggotanya, dan yang
paling cepat menyelesaikan tugas bila tugas berkenaan dengan masalah yang
sukar.
Mengelola Komunikasi Bisnis
Ada dua hal yang perlu di kelola
dalam mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang
bersifat rutin; bagaimana menangani krisis komunikasi. Penjelasan dari kedua
hal tersebut disajikan berikut ini.
·
Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi
besar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) lebih banyak dari pada dalam
organisasi berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada
bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) dari kegiatan komunikasi dengan biaya
(cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan dan meminimkan biaya tersebut,
seseorang manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut:
a.
Mengurangi Jumlah Pesan
Arus pesan dalam suatu organisasi
yang di sampaikan secara lisan maupun tertuls perlu dikelola dengan baik. Dalam
hal ini, seorang manajer organisasi perlu menentukan skala prioritas pesan.
Untuk membuat satu halaman surat di perlukan waktu dan sumber-sumber
(uang/bahan, waktu, tenaga). Organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata
biaya yang perlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat
serta berapa lama sebuah surat bisnis dapat di selesaikan. Oleh karena itu,
jika suatu pesan perlu diberikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan
investasi yang baik dan berharga. Namun, jika sebuah surat hanya akan menambah
beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebh baik pesan disampaikan
dengan cara lain, seperti lewat telepon atau tatap muka.
Dalam suatu organisasi, mungkin
terdapat jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan juga banyak
pertemuan/rapat yang sia-sia, membuang waktu dengan percuma, dan tiada hasil
yang berarti. Jenis-jenis komunikasi tersebut perlu dievaluasi dan memperoleh
perhatian yang seksama. Berapa lama sebuah pesan seharusnya diselesaikan?
Dapatkah pesan cukup disampaikan lewat memo? Berapa banyak surat yang
seharusnya dibuat? Berapa banyak surat yang harus diarsipkan? Jawaban terhadap
pertanyaan-pertanyaan tersebut akan membantu organisasi dalam menghemat waktu
dan uang.
b.
Intruksi yang Jelas
Kesalahan yang menyebabkan macetnya
komunikasi, mungkin dapat di bebankan kepada
setiap orang yang ada dalam organisasi. Namun dalam hal ini seorang
manajer mempunyai tanggung jawab yang khusus untuk membuat setiap orang dalam
organisasi tahu apa yang harus dilakukan. Orang-orang yang bertugas melakukan
komunikasi (komunikator) sudah seharusnya memahami kebutuhan dan tujuan
organisasi secara keseluruhan, sehingga ia dapat menghindar dirinya dari kesalahan
member intruksi.
c.
Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan
organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai kepercayaan
bahwa orang lain dapat menyelesaikan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka.
Hal ini penting karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan
komunikasi kepada orang lain. Seorang manajer yang bersikeras untuk mengerjakan
ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri tentu akan merepotkan semua pihak
dalam suatu organisasi.
d.
Melatih Petugas
Seseorang yang memegang pensil tidak
otomatis menjadi penulis yang baik; seseorang yang memiliki suara yang menarik
juga tidak otomatis dapat menjelaska sesuatu dengan jelas kepada khalayak
(audience). Namun, penulis maupun pembicara yang tidak memiliki bakat alami
dapat menjadi penulis dan pembicara yang baik melalui latihan-latihan yang
teratur dan terencana dengan baik.
Oleh karena
itu, suatu organisasi dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan
berkomunikasi bagi orang-orang yang pekrjaan/tugasnya berhubungan erat dengan
masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya
organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu
meningkatkan dan mapu memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan
presentasinya, sehingga komunikasi bias menjadi lebih baik dan lancar.
·
Penanganan Krisis Komunikasi
Mengelola arus
pesan-pesan bisnis dari hari kehari adalah hal yang biasa, tetapi tes dalam
suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yang
harus dihadapi, semakin tinggi tingkat kemampuan atau keterampilan yang
dibutuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan
yang cukup menantang.
Masalah Komunikasi dalam Organisasi
Fakor hambatan yang biasanya
terjadi dalam proses komunikasi dapat dibagi dalam 3 jenis, yaitu:
1. Hambatan
Teknis
Hambatan
ini timbul karena lingkungan dan memberikan dampak pencegahan terhadap
kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan
fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan
baru di bidang teknologi komunikasi dan sistem informasi, sehingga saluran
komunikasi dan media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.
2. Hambatan
Semantik
Gangguan ini
menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau ide secara efektif.
Definisi semantik disini adalah studi atas pengertian yang diungkapkan lewat
bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas akan tetap menjadi tidak jelas
bagaimanapun baiknya transmisi. Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini,
seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan
karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan
penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yang digunakannya.
3. Hambatan
Manusiawi
Hambatan ini
muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang
terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan. Menurut Cruden
dan Sherman, hambatan ini mencakup :
a.
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual
manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan
mendengarkan , pencarian informasi, dan penyaringan informasi.
b.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis
dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim
kerja serta tata nilai yang dianut. Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi
adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu
Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada
manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
Dalam lingkup organisasi tujuan
utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya
yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi
terjadi setiap saat dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan
diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi.
Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies
anatara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Komunikasi
bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas
dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang/level) dan sistem
organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan organisasi bisnis, pesan hendaknya
tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi
juga haruslah persuasif, agarpihak lain bersedia menerima suatu paham atau
keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
SUMBER :
